Optymalizacja procesów zarządzania innowacyjnością z systemem InnovationCast
Dziś już nie trzeba nikogo przekonywać, że innowacja stanowi jedną z podstawowych funkcji przedsiębiorstwa, podobnie jak sprzedaż, marketing czy finanse. Jednocześnie jest główną funkcją odpowiedzialną za wzrost, konkurencyjność, poprawę marż, ekspansję, dywersyfikację i szybkość reagowania na zmiany w przedsiębiorstwie. Więcej na temat znaczenia innowacyjności dowiesz się z naszego artykułu (link).
Z niniejszego tekstu dowiesz się w jaki sposób z pomocą systemu InnovationCast zoptymalizujesz procesy związane z zarządzaniem innowacyjnością w Twojej organizacji.
Innowacja zaczyna się od pomysłu.
Pomysły, które mogą dać początek fantastycznym innowacjom w biznesie, mogą pochodzić zarówno z wewnątrz, jak i z zewnątrz organizacji. Pomysłodawcą może być każdy bez względu na zajmowane stanowisko, staż, doświadczenie, stopień związania z firmą czy obszar specjalizacji. W opracowanie i realizację wdrożenia innowacji mogą zaangażować się osoby, które nigdy się nie spotkały, mówią w różnych językach, funkcjonują w różnych strefach czasowych. Zarządzanie innowacjami jest więc wielowymiarowe i z tego powodu w praktyce najlepiej sprawdzają się elastyczne, a jednocześnie proste w obsłudze narzędzia informatyczne. System InnovationCast pozwala na usystematyzowane zbieranie pomysłów oraz udostępnia przestrzeń do współpracy dla Twoich pracowników. W ramach InnovationCast dostępne są dwa modele zbierania pomysłów:
– Wyzwania
Moduł wyzwań pozwala na tworzenie ograniczonych czasowo akcji zbierania pomysłów. Dla osiągnięcia najlepszych efektów wyzwania powinny być możliwe konkretne oraz odnosić się do rozwiązania jasno zdefiniowanego problemu Twojej organizacji. Wprowadzenie terminu zakończenia wyzwania stanowi również znakomite pole do zwiększenia zaangażowania społeczności, które zmotywuje ją do sprawnego zgłaszania pomysłów.
– Kategorie
System InnovationCast pozwala również na zbieranie pomysłów w trybie ciągłym za pośrednictwem tzw. “kategorii”. Dzięki tej funkcjonalności każda osoba w twojej organizacji, niezależnie od roli oraz dostępności wyzwań, będzie mogła uczestniczyć w procesie tworzenia otwartych innowacji. System pozwala także na przydzielenie kategorii do obszarów tematycznych, takich jak sprawy ogólne, marketing, technologia.
Społeczności – czyli jak inicjować współpracę pracowników, by osiągnąć najwyższe korzyści.
Optymalizacja procesów związanych z zarządzaniem innowacyjnością zaczyna się już na etapie planowania przyszłych interakcji Twoich pracowników w systemie. System InnovationCast pozwala na tworzenie wydzielonych społeczności, do których możesz przypisać dowolne grupy użytkowników. Naturalną tendencją jest chęć zgrupowania wszystkich pracowników w ramach jednej społeczności w celu zapewnienia szerokiej wymiany wiedzy i doświadczeń. Społecznością może być jednak również Twój oddział lub wydzielona komórka firmy. Możesz tworzyć społeczności tematyczne, skupiające się na innowacjach procesowych, produktowych lub marketingowych. Społeczności można wykorzystać również do tworzenia specjalistycznych grup zrzeszających ekspertów, dostawców, a nawet klientów.
Planując społeczności oraz role w systemie powinieneś odpowiedzieć na kilka kluczowych pytań:
1) Czy chcesz, aby wszyscy użytkownicy mieli jednakowy dostęp do informacji?
System InnovationCast daje unikalną możliwość włączenia w proces otwartych innowacji użytkowników zewnętrznych takich jak eksperci, podwykonawcy, dostawcy oraz klienci. W zależności od wrażliwości publikowanych informacji warto rozważyć utworzenie dodatkowych społeczności dla osób spoza organizacji.
2) Czy chcesz, aby wszyscy pracownicy posiadali takie same uprawnienia?
System InnovationCast jest bardzo elastyczny w zakresie możliwości nadawania uprawnień systemowych różnym grupom użytkowników. Może to być niezwykle przydatna funkcja dla organizacji, które chcą prowadzić ograniczoną liczbę społeczności, zachowując kontrolę nad dostępem do informacji. W systemie InnovationCast możesz utworzyć role edytorów i moderatorów treści, a także wydzielić specjalne grupy, którym wyświetlane będą jedynie wybrane części systemu. Pozwoli to na nadanie szczególnych ról systemowych takich jak ekspert zewnętrzny, którego rola ograniczy się do możliwości komentowania pomysłów, czy też copywirter, którego zadaniem będzie publikacja artykułów na blogu.
3) Czy w twojej organizacji są osoby, które posiadają szczególne kompetencje?
System InnovationCast pozwala na elastyczne modelowanie procesu oceny pomysłów w ramach wyzwań i kategorii. Oprócz ocen społeczności istnieje możliwość przypisania konkretnych ewaluatorów odpowiedzialnych za szczegółową i wielokryterialną ocenę ekspercką. Aby usprawnić proces zarządzania innowacyjnością już na etapie wdrożenia warto zastanowić się nad zakresem danych, które będą zbierane podczas procesu rejestracji użytkowników. W zależności od potrzebmożesz utworzyć specjalne pola, w których każdy z pracowników określi swoje kompetencje i specjalizację.
Chcesz ograniczyć liczbę wprowadzonych danych oraz zwiększyć poziom zapełnienia profilu treścią? Możesz również zbierać informacje w postaci checkboxów oraz elastycznie określać pola, które są obowiązkowe podczas rejestracji w systemie.
Formularze, czyli zaplanuj wszystko z wyprzedzeniem.
System InnovationaCast pozwala na elastyczne tworzenie wzorów formularzy. Personalizacja tytułów sekcji oraz dopuszczalnych odpowiedzi pozwala na lepsze dopasowanie systemu do potrzeb organizacji. InnovationCast idzie krok dalej, pozwalając na inteligentne dodawanie interaktywnych pól do formularzy. Oprócz podstawowych takich jak pola tekstowe, pola wyboru i checkboxy, InnovationCast oferuje także szereg pól dodatkowych. Możesz dodawać slidery, macierze, szeregowanie odpowiedzi, oceny w skali wraz z nadaniem wagi punktowej. Dobre dopasowanie formularzy do celów realizacji wyzwania poprawia doświadczenia użytkownika. Ograniczysz tym samym konieczność wprowadzania treści tekstowych ręcznie i przyspieszysz proces ewaluacji pomysłów. Dobrze zaplanowane formularze ułatwią również obsługę systemu z urządzeń mobilnych, z każdego miejsca i o każdym czasie. Pamiętaj, że najlepsze pomysły powstają również w drodze do pracy, a nawet pod prysznicem. Więcej na temat formularzy dowiesz się z artykułu (link).
Wzory formularzy w systemie InnovationCast można tworzyć adhoc podczas tworzenia nowych wyzwań oraz planowania rund ewaluacyjnych. Warto udostępnić jednak pracownikom gotowe wzory formularzy, tak aby każda akcja w systemie wykonywana była według wystandaryzowanych procedur. Warto zadbać również o konsekwentne i zrozumiałe nazewnictwo wzorów, w taki sposób by każdy użytkownik szybko odnalazł odpowiedni formularz.
Zaangażowanie pracowników to nie kwestia przypadku.
Planując proces zarządzania innowacyjnością warto także przewidzieć działania, które zwiększą zaangażowanie pracowników. Jednym z podstawowych działań jest odpowiednie zaplanowanie treści w systemie. System InnovationCast pozwala na daleko idącą personalizację interfejsu oraz tworzenie dodatkowych podstron informacyjnych. Zaprezentujesz na nich dowolne informacje, takie jak struktura organizacyjna firmy, proces przepływu informacji i dobre praktyki zarządzania innowacją. System InnovationCast to nie tylko świetne narzędzie do zarządzania wiedza w Twojej organizacji – ułatwi ono również wdrożenie nowych pracowników.
Kolejnym elementem budowania zaangażowania pracowników jest prowadzenie odpowiedniej polityki powiadomień systemowych. InnovationCast informuje o najważniejszych wydarzeniach i aktywnościach w systemie na stronie głównej społeczności. Wszystkie zadania przypisane do pracownika, takie jak zaproszenie do oceny pomysłu, prezentowane są w module „Moje zadania”. To co wyróżnia System InnovationCast to możliwość elastycznego sparametryzowania wiadomości mailowych, które są wysyłane do pracowników. Dzięki temu zaplanujesz okresowe newslettery, w których prezentowane będą ostatnie aktywności w systemie. System InnovationCast pozwala również na ustawienie akcji systemowych, które są komunikowane zainteresowanym użytkownikom. Przykładem takiego powiadomienia mogą być skomentowanie i edycja pomysłu, zaproszenie do współtworzenia pomysłu lub udziału w projekcie.
To od Ciebie zależy w jaki sposób zachęcisz pracowników do korzystania z systemu InnovationCast. Dzięki elastyczności modułu powiadomień dopasujesz również częstotliwość wiadomości do wrażliwości pracowników na spam.
O systemie InnovationCast
System InnovationCast to system do wspólnego zarządzania innowacjami, który pomaga firmom angażować pracowników do współtworzenia i wcielania pomysłów w życie. Dowiedz się więcej jakie korzyści (link) z wdrożenia może osiągnąć twoja firma.
